Énoncé sur la protection des données à caractère personnel
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. a à cœur le respect de la vie privée. Nous reconnaissons et respectons le droit de chacun à sa vie privée et sommes conscients de notre obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels.
La présente Politique en matière de protection des renseignements personnels s’applique à EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. dans le cadre de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels s’inscrivant dans ses activités commerciales. Ces normes s’ajoutent à ses obligations professionnelles de confidentialité habituelles à l’égard de tous les renseignements relatifs à ses clients, conformément aux règles établies par le Barreau de l’Ontario, la Law Society of Alberta, la Law Society of British Columbia, le Barreau du Québec et le Nova Scotia Barristers’ Society.
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. ne recueille, n’utilise ou ne communique aucun renseignement personnel, sauf aux fins d’exercer ses activités de prestation de services juridiques à ses clients. EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. se réserve le droit de modifier en tout temps les modalités de sa Politique en matière de protection des renseignements personnels, et pareilles modifications prennent effet sur-le-champ, sauf indication contraire.
La protection des renseignements personnels
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. recueille, utilise et communique des renseignements personnels conformément à toutes les lois applicables et aux 10 principes suivants, qui reflètent ceux énoncés dans la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels.
Constituent des renseignements personnels les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant une personne identifiable, notamment les renseignements relatifs à sa race, à son origine ethnique, à son âge, à sa religion, à sa situation de famille, à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels, à ses opérations financières, ainsi que son adresse, son numéro de téléphone et les identificateurs numériques comme le numéro d’assurance sociale. Les coordonnées d’affaires d’un employé d’une organisation ne sont pas des renseignements personnels.
Les 10 principes en matière de protection des renseignements personnels
- Responsabilité
- Détermination des fins de la collecte des renseignements
- Consentement
- Limitation de la collecte
- Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
- Exactitude
- Mesures de sécurité
- Transparence
- Accès aux renseignements personnels
- Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
1. Responsabilité
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. a la responsabilité des renseignements personnels dont elle a la gestion et a désigné un chef de la protection des renseignements personnels devant s’assurer du respect de la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels par le cabinet. Le chef de la protection des renseignements personnels peut, à l’occasion, désigner une ou plusieurs autres personnes d’EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. pour agir en son nom. Le chef de la protection des renseignements personnels peut être joint aux adresses suivantes :
Chef de la protection des renseignements personnels
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L.
EY Tower
100 Adelaide Street West, P.O. Box 2
Toronto (Ontario) M5H 0B3
EYCanada.Privacy.Officer@ca.ey.com
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. demeure également responsable des renseignements personnels qui ont été confiés à un tiers à des fins de traitement. Nous pouvons transmettre des renseignements personnels, notamment pour le stockage de données ou pour la prestation de services administratifs, à des tiers qui n’en feront aucune utilisation indépendante. Par la voie de dispositions contractuelles ou autrement, le cabinet exigera que lesdites parties s’engagent à mettre en œuvre, à l’égard des renseignements personnels, des mesures de protection d’un degré comparable à celles instaurées par EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L.
Les politiques et pratiques d’application des principes et procédures établis dans la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels d’EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. englobent :
(a) des procédures pour protéger les renseignements personnels;
(b) des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements ainsi que pour y donner suite; et
(c) de la formation et de l’information sur les politiques et pratiques d’EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. pour les membres du personnel.
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. surveillera constamment le respect des politiques et procédures énoncées dans la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci. Les renseignements personnels doivent être recueillis, utilisés ou communiqués par EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. Si EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. veut utiliser des renseignements personnels qui ont été recueillis à des fins non précisées antérieurement, elle précisera les nouvelles fins auxquelles elle les destine à la personne à laquelle les renseignements personnels se rapportent avant de les utiliser ainsi, sauf dans la mesure permise ou exigée par la loi.
3. Consentement
Sauf dans les cas où la loi ne l’exige pas, EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. obtiendra le consentement de la personne visée pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels. Pour que le consentement soit valable, EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. veillera à ce que la personne soit informée des fins auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués et à ce que les fins en question soient énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière ils le seront.
Selon les circonstances et la nature des renseignements, la forme du consentement et la manière de l’obtenir peuvent aller du consentement écrit explicite au consentement implicite. EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. tiendra aussi compte de la sensibilité des renseignements et des attentes raisonnables de la personne visée pour déterminer la forme du consentement et la manière de l’obtenir.
Nous ne recueillerons, n’utiliserons ou ne communiquerons des renseignements personnels sans consentement que dans les cas où la loi le permet ou l’exige. Par exemple, en cherchant à obtenir le consentement de la personne visée, on peut aller à l’encontre du but si les renseignements sont recueillis en vue de détecter et de prévenir une fraude.
Sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat, les personnes peuvent retirer leur consentement en tout temps, en transmettant un préavis raisonnable à EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. informera la personne visée des éventuelles conséquences d’une telle révocation.
4. Limitation de la collecte
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Elle procédera de façon honnête et licite, et ce, qu’à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.
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5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. n’utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne le permette. EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. n’utilisera ou ne communiquera des renseignements personnels qu’à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. utilise généralement les renseignements personnels concernant ses clients à des fins honnêtes et légitimes se rapportant à la prestation de services professionnels, dont l’obtention et l’exécution de directives des clients, les communications avec les clients et la présentation de comptes rendus aux clients, la facturation et la comptabilité, ainsi que la prévention des fraudes, autres activités illégales et erreurs.
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. est un cabinet d’avocats indépendant affilié à Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. («EY») au Canada aux termes des dispositions d’une entente d’affiliation déposée auprès du Barreau du Haut-Canada. Pour la prestation de ses services juridiques, EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. peut devoir échanger des renseignements avec des sociétés membres d’Ernst & Young Global Limited et avec des cabinets d’avocats qui collaborent avec des sociétés membres d’Ernst & Young Global Limited. Le cas échéant, pareil échange visera l’exécution des obligations professionnelles d’EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L., la prévention des conflits d’intérêts et le maintien de l’indépendance d’EY, de même que l’instauration et la mise en œuvre de systèmes de documentation normalisés.
EY fournit aussi certains services financiers et administratifs à EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L., et cette dernière peut lui dévoiler les modalités du mandat visant la prestation de services à une personne ainsi que des éléments financiers ou administratifs liés à la réalisation de ce mandat. Les renseignements communiqués aux sociétés membres d’Ernst & Young Global Limited peuvent être stockés hors du Canada.
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. conserve les renseignements personnels pendant la période nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis et conformément à ses politiques en matière de conservation des documents. Ces politiques tiennent compte des règles déontologiques régissant la pratique du droit et de toutes les exigences légales ou réglementaires applicables. EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements personnels dont elle n’a plus besoin aux fins précisées, et ce, de façon sécuritaire et conformément à ses politiques en matière de conservation des documents.
6. Exactitude
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. déploiera des efforts pour veiller à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Le cabinet ne mettra pas systématiquement à jour les renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis.
7. Mesures de sécurité
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. prendra des mesures raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. Les mesures de sécurité correspondront au degré de sensibilité des renseignements personnels.
En fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels, les méthodes de protection peuvent comprendre :
(a) des moyens matériels (par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux);
(b) des mesures administratives (par exemple des autorisations sécuritaires et des politiques régissant l’accès aux renseignements); et
(c) des mesures techniques (par exemple l’usage de mots de passe et du chiffrement).
8. Transparence
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne. Toutes les demandes se rapportant à la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels ou aux pratiques de gestion des renseignements personnels du cabinet seront acheminées au chef de la protection des renseignements personnels.
9. Accès aux renseignements personnels
EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. informera toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter, sauf dans les cas où la loi ne l’exige pas. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels dont EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. a la gestion et d’y faire apporter les corrections appropriées.
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Toutes les demandes se rapportant à la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels ou aux pratiques de gestion des renseignements personnels d’EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. doivent être acheminées à notre chef de la protection des renseignements personnels de la manière prévue au paragraphe 1). Nous informerons les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de nos procédures relatives aux plaintes. EY Cabinet d’avocats s.r.l./S.E.N.C.R.L. fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris la modification de nos politiques et de nos pratiques au besoin.